Slim digitaliseren | digitale factuurverwerking

Exact logo        Microsoft Dynamics       Afas      unit4_logo       AccountView      Twinfield

Veel bedrijven verwerken de (binnenkomende) facturen nog handmatig in het financiële (ERP) pakket. Facturen worden hierbij ingeboekt en krijgen een stempel, worden vervolgens fysiek verspreid in de organisatie voor validatie en na retour fysiek opgeslagen in ordners. Kortom een tijdrovend en gecompliceerd proces, waarbij er veelal sprake is van dubbele invoer van gegevens, facturen die kwijtraken tijdens het fiatteringsproces en de kans op (tik) fouten groot is.

Digitale factuurverwerking biedt een efficiëntere en dus goedkopere manier om uw facturen te verwerken. Kroon Office Solutions werkt samen met verschillende partners, waardoor het voor ons mogelijk is om digitale factuurverwerking moeiteloos te integreren in bestaande financiële (ERP) pakketten.

Waarom is digitale factuurverwerking interessant?

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat bedrijven die facturen digitaal verwerken tot 80% besparen op de kosten van het factuur proces. Op zichzelf maakt een besparing van deze omvang het al interessant om te onderzoeken of digitale factuurverwerking wat is voor uw organisatie.

De voordelen van digitale factuurverwerking zijn onder andere:

  • Tijdsbesparing
    betere inzet van uw kostbare resources. Medewerkers houden tijd over om te besteden aan andere taken
  • Meer grip op uw budget
    financieel inzicht in facturen die zich in het fiatteringsproces bevinden en nog niet ter betaling zijn gesteld en de invloed op uw budget
  • Beter gestroomlijnd fiatteringsproces
    helemaal ideaal als u budgethouders heeft die ambulant zijn of werkzaam op een andere locatie
  • Contracten management
    een aantal software oplossing biedt ook de mogelijkheid om contracten vast te leggen en binnenkomende facturen hiertegen te matchen.

Kan het bij elke organisatie?

Ja, in principe is het voor elke organisatie en in elke financiële applicatie mogelijk om facturen digitaal te verwerken. Voor een groot aantal financiële pakketten zijn er al koppelingen ontwikkeld, waardoor de software soepel te implementeren is. Ook in gevallen dat u een minder gebruikt of tailor made applicatie gebruikt zijn er mogelijkheden om de software in te zetten. In dit geval kijken wij met u samen welke stappen er nodig zijn om de koppeling te creëren.

Digitale factuurverwerking is al zeer snel interessant voor een organisatie. Al vanaf 1.500 facturen per jaar is het financieel aantrekkelijk om de software in te zetten. Zelfs bij minder facturen kan de software interessant zijn, bijvoorbeeld als u veel budgethouders hebt die ambulant zijn of werkzaam op een andere vestiging.

Hoe werkt het?

Digitaliseren (Scannen)

U zult wellicht zelf al merken dat facturen steeds vaker digitaal naar u worden verstuurd. Voor
deze facturen geldt dat de software ze automatisch kan inlezen zonder tussenkomst van uw mensen. Digitale ontvangst geniet daarom de voorkeur en wij zullen u helpen om zo veel mogelijk facturen digitaal binnen te krijgen. Toch blijven er altijd nog facturen over die u fysiek ontvangt, deze scannen wij naar de software


OCR en Herkenning

OCRDe digitale facturen worden automatisch ingelezen in de software. Met OCR software worden de kopgegevens van de facturen uitgelezen, waarbij de software in uw financiële applicatie kijkt of er een match is tussen de factuur en bekende stamgegevens van uw leveranciers.  De software biedt vervolgens een boekingsvoorstel aan aan uw medewerkers of verwerkt de factuur automatisch indien u de order match met een geregistreerde order (Order Matching). De startherkenning van deze software ligt tussen de 75% a 85%, maar doordat de software zelf lerend is wordt na verloop van tijd een herkenning gerealiseerd die richting de 100% gaat.

Indien u dit wenst is het ook mogelijk om facturen uit te lezen op regel niveau.


Boeken & Workflow

De uitgelezen informatie wordt aangevuld met additionele informatie conform de eisen van uw financiële applicatie, waarna er een (voor) registratie wordt vastgelegd in uw financiële pakket. Deze stap is belangrijk omdat u zo altijd zicht heeft op de nog uitstaande, niet betaalde facturen en dus inzicht heeft in uw budget. Parallel wordt er een Workflow opgestart via een webapplicatie, waarin de facturen digitaal worden rondgestuurd in uw organisatie.


Fiatteren

user_acceptVia de Workflow ontvangen uw budgethouders een e-mail met een link. Via deze link komen uw budgethouders in hun persoonlijke omgeving waarbinnen zij de factuur kunnen goedkeuren/controleren en eventueel regels of opmerkingen kunnen toevoegen of bewerken.


Betaalbaar stellen

Na goedkeuring wordt de factuur betaalbaar gesteld in het financieel systeem door de directe koppeling tussen de software en uw financiële applicatie.


Audit Trail

In de financiële applicatie wordt een PDF van de factuur gekoppeld, alsmede de Audit Trail van de factuur. Ideaal ten behoeve van uw accountant die in één opslag kan beoordelen of u voldoet aan geldende wet- & regelgeving.


Archief

Alle facturen worden in de software digitaal gearchiveerd. In geval van vragen zijn de facturen dus snel terug te vinden voor uw financiële medewerkers en budgethouders binnen de voor hen bekende omgeving. Aangezien de factuur informatie geïndexeerd is, zijn facturen snel terug te vinden.

 

 

Reacties gesloten.