Output Management

Wie herkent niet knelpunten als……

  • verspilling door afdrukken die nooit worden opgehaald
  • documenten met gevoelige informatie die open en bloot bij de printer liggen
  • medewerkers die dagelijks veel tijd steken in het controleren van stapels documenten bij de printer. En ja, deze medewerkers werken veelal in uw core business, dus waar u uw geld mee verdient!
  • Documenten die verdwijnen. Misschien worden deze wel meegestuurd naar één van uw relaties?
  • Explosieve kostengroei door toename in het gebruik van kleuren afdrukken
  • Onduidelijkheid over wie de kosten van deze kleurafdrukken moet dragen
  • Tijdrovend beheer van diverse printerdrivers
  • etc.

Output Management geeft antwoord op dergelijk vraagstukken en gaat in de basis om de volgende componenten:

  1. Print logistiek – kent u het Pareto-principe?
  2. Beveiliging – vasthouden van een document en alleen vrijgeven aan de juiste persoon
  3. Device-onafhankelijk printen – welk type devices worden gebruikt om vanaf te printen?
  4. Plaats-onafhankelijk printen – waar wordt de print opgehaald?
  5. Kosten – wie maakt de print en wie betaalt deze?

Wat zijn uw doelstellingen bij Output Management?

  • Ik wil mijn papieren documenten beter beschermen
  • Ik wil mijn kosten reduceren.
  • Ik wil het gebruik van kleurenafdrukken beperken
  • Ik wil inzicht hebben in wie er print
  • Ik wil kosten kunnen door belasten aan de afdeling die hem maakt
  • Ik heb meerdere locaties. Ik wil dat een afdruk op elke locatie kan worden opgehaald.
  • Ik wil de tijd van het beheer van printerdrivers beperken.

Herkent u één of meerdere van deze doelstellingen binnen uw bedrijf, dan zijn de oplossingen van Kroon Office Solutions op het gebied van Output Management zeker iets voor u! Kroon Office Solutions biedt oplossingen voor elk type bedrijf van groot tot klein.

Wilt u meer weten over Output Management? Neem dan contact met ons op.

Beveiligd printen

Beveiligd printen is de meest basic vorm van Output Management. Bij beveiligd printen stuurt u de print naar de multifunctional, waarop deze wordt vastgehouden totdat uw medewerkers de afdruk vrijgeeft via het touchscreen. Beveiligd printen is een standaard functionaliteit van de multifunctional en vraagt derhalve geen extra investering.

Met beveiligd printen zorgt u ervoor dat er minder verspilling optreedt, omdat prints die niet worden opgehaald ‘s nachts worden verwijderd, beveiligd u uw prints met een code en zorgt u voor een betere print logistiek, waardoor de medewerkers in uw core business efficiënter kunnen werken.

Beveiligd printen biedt een zeer functionele oplossing die voor kleine en middelgrote MKB

Follow Me

Met Follow-me-printing wordt een printopdracht vastgehouden op een centrale print server tot het moment dat de medewerker deze vrijgeeft. Met Follow-me printen kunt u de printopdracht vrijgeven op iedere op de server aangesloten printer of multifunctional. U kunt dus uw documenten afdrukken waar u wilt, dus ook op een andere vestiging als u bent vergeten de print mee te nemen. Omdat een printopdracht pas wordt vrijgegeven nadat deze door uw medewerker is vrijgegeven hoort verspilling tot het verleden, prints die niet worden opgehaald worden namelijk automatisch verwijderd. Onderzoek wijst uit dat ca. 10% van de prints nooit wordt opgehaald.

Bijkomend voordeel van Follow Me is het beheer van printerdrivers. Met Follow Me gebruikt u nog maar een beperkt aantal drivers voor uw hele printerpark, de software zorgt ervoor dat de afdruk vervolgens op elke printer of multifunctional kan worden opgehaald. Hoe prettig zal dit zijn voor uw ICT en gebruikers?

Accounting & Routeren

In de concurrerende bedrijfswereld is het uiterst belangrijk om kosten te beheersen en dit geldt zeker ook voor de kosten van kopieer- en afdrukactiviteiten. Om de kosten effectief te kunnen beperken en hierop te kunnen sturen is inzicht nodig. Meten = Weten.

Accounting is een aanvulling op een follow me oplossing en stelt u in staat uw printstromen te monitoren en hier actief op sturen. Gebruik en kosten worden inzichtelijk gemaakt en u kunt uitgebreide rapportages opstellen om inzicht te krijgen in de kosten op afdelings-, project-, groeps- of medewerkersniveau binnen uw bedrijf. Deze rapportages kunt u tevens gebruiken om de gemaakte kosten door te belasten, zodat u de budgetverantwoordelijkheid legt waar deze thuis hoort.

Routeren is het distribueren van printopdrachten naar de meest optimale afdruk eenheid binnen de organisatie, gebaseerd op kenmerken als snelheid, kosten en kennis. Hoe een printopdracht gerouteerd wordt is afhankelijk van de regels die u hieraan stelt, zo kan het bijvoorbeeld zijn dat u opdrachten boven de 50 pagina’s wilt laten verwerken op een centrale repro.

Reacties gesloten.