Slim Digitaliseren

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die niet digitaal werken gemiddelde 19 kopieën mshutterstock_166535909aakt van elk document, 17
euro besteed aan arbeid om elk document te archiveren en 1 op de 20 documenten verliest. Er bestaat geen twijfel over; handmatige documentgerelateerde bedrijfsprocessen zijn duur, inefficiënt en tijdrovend.

Bedrijven die werken met digitale documentgerelateerde bedrijfsprocessen opereren tot 30% goedkoper dan bedrijven die werken met fysieke documentgerelateerde bedrijfsprocessen. In deze bedrijven zijn medewerkers productiever, omdat zij sneller en beter toegang hebben tot essentiële informatie, en de klanten van deze bedrijven zijn meer tevreden, aangezien het bedrijf in staat is sneller te reageren bij (aan)vragen en klachten.

Voor elk succesvol bedrijf zou dit reden genoeg moeten zijn om serieus te kijken naar digitaliseren!

Redenen om te digitaliseren?

Voor bedrijven zijn er diverse redenen om te gaan digitaliseren en ook voor zal de rol van digitaliseren afhankelijk zijn van uw specifieke situatie. Zo kan het zijn dat u arbeidskosten wilt besparen door veel voorkomende processen te automatiseren, u meerdere bronnen van informatie wilt samenvoegen in 1 betrouwbare bron, informatie beschikbaar wilt stellen onafhankelijk van plaats of tijd of simpelweg geen plek meer hebt voor een fysiek dossier bij een verhuizing.

Vragen bij digitaliseren?

Als je wilt digitaliseren is het belangrijk altijd kritisch vragen te stellen wat u van een oplossing verwacht. Wilt u een generieke oplossing die breed inzetbaar is op meerdere documentstromen of wilt u een oplossing voor een specifiek proces? Wat is per documentstroom het beste moment om te digitaliseren? Uit welke documentbronnen wilt u digitaliseren en hoe ontvangt u deze documenten?

Ook indirect zijn er vragen die belangrijk zijn voor een succesvolle implementatie, zoals wat de invloed is op uw ICT infrastructuur bij de inzet van oplossingen en hoe gaat u om met data back-up en veiligheid? Als u besluit uw informatie digitaal te bewaren worden hogere eisen gesteld aan uw resources.

Kroon Office Solutions kan u helpen de juiste vragen te stellen en helpt u bij het maken van de juiste keuzes.

 Slim digitaliseren concepten

Slim digitaliseren | OCR en bewerk

Typt u regelmatig tekst uit documenten over en hebt u soms ook moeite om uw gescande documenten terug te vinden? Indien u één of beide vragen bevestigend beantwoord, u bent zeker niet de enige, dan is Slim digitaliseren OCR en bewerk zeker iets voor u. Meer weten?

Slim digitaliseren | naar netwerk folders

Het slim digitaliseren naar netwerk folders is een ideale oplossing voor elke onderneming die wil starten met digitaliseren en is geschikt voor onderneming van klein tot groot. Het voordeel van het concept slim digitaliseren naar netwerk folders is dat de oplossing breed inzetbaar is en hierdoor in elk willekeurig documentproces ingezet kan worden, of het nu gaat om papieren – of digitale documenten of een combinatie van beide.

De oplossing maakt gebruik van de infrastructuur die u al in gebruik hebt en integreert volledig met de voor u bekende windows applicaties als Verkenner, Exchange en Outlook. De software bespaart u veel tijd door u tijdrovende handmatige handelingen uit handen te nemen.

De unieke eigenschappen in combinatie met de lage investering, maakt de oplossing bereikbaar voor elke onderneming. Maakt u ook van uw Document Server uw Digitaal Archief? Meer weten?

Slim digitaliseren | naar een document management systeem (dms)

Deze oplossing is in werking vergelijkbaar met het slim digitaliseren naar netwerk folders met het verschil dat het document digitaal wordt opgeslagen in een document management systeem (DMS). Een DMS is als een kluis, waarin u uw belangrijke bedrijfsdata veilig kunt opslaan. Voordelen van een DMS zijn onder andere dat informatie beter en sneller terug te vinden is, u meer controle kunt uitoefenen op wie informatie kan benaderen en wat deze persoon ermee kan doen  en dat er meerdere versies van een document bewaar worden, u kunt dus oudere versies van een document opvragen.

Slim digitaliseren | naar uw applicatie

scannen_naar.-cps-53903-Image.cpsarticleU hebt veel tijd en geld geïnvesteerd in uw bedrijfsapplicatie en wilt graag dat ook uw documenten via dit platform te raadplegen zijn? Slim digitaliseren naar uw applicatie is dan de geschikte oplossing voor u.

In het concept Slim digitaliseren naar uw applicatie maakt de digitaliseringsoplossing gebruik van de inrichting van uw bedrijfsapplicatie en de dossier types die u zelf gedefinieerd hebt. De oplossing stelt kenmerken vast op basis van de dossier types en koppelt op basis van uw invoer het document direct aan het juiste dossier. Omdat het document tegelijkertijd ook doorzoekbaar wordt gemaakt, is het ook mogelijk om op de inhoud van een document te zoeken.

Slim digitaliseren neemt hierbij de handmatige handelingen, die u normaal zelf moet uitvoeren, van u over en zorgt zo voor een substantiële besparing in tijd bij elk document dat u wilt archiveren binnen uw applicatie.

Voor veel applicaties zijn er al connectoren ontwikkeld. Meer weten?

Slim digitaliseren | Digitale factuurverwerking

Meer weten?

Reacties gesloten.